Doanh nghiệp của bạn đang thất thoát vì… không có nơi lưu “sự thật”

Có một kiểu thất thoát nguy hiểm nhất: không nhìn thấy.
Không phải thất thoát kiểu mất hàng rõ ràng, mà là thất thoát vì thông tin nằm rải rác và mỗi người đang giữ “một phiên bản sự thật” khác nhau.

Bạn hỏi “đơn này đến đâu rồi?”

• Người A nói: “đang xử lý”

• Người B nói: “đã gửi rồi”

• Người C nói: “chờ khách phản hồi”

• Còn khách thì hỏi: “sao lâu vậy?”

Vấn đề không nằm ở nỗ lực của đội ngũ. Vấn đề nằm ở chỗ: doanh nghiệp chưa có một nơi lưu sự thật (Single Source of Truth).

1) “Không có nơi lưu sự thật” trông như thế nào?

Bạn có thể nhận ra qua những dấu hiệu rất quen:

• Có 5 file Excel nhưng không biết file nào “mới nhất”

• Thông tin khách nằm trong Zalo/Facebook/Email, ai giữ người đó biết

• Quy trình xử lý phụ thuộc vào người giỏi: người đó nghỉ/đi công tác là kẹt

• Báo cáo tuần nào cũng “không khớp”, và cuối cùng… bỏ luôn báo cáo

• Mọi người làm việc chăm nhưng vẫn hay làm lại vì thiếu thông tin chuẩn

Nhìn ngoài thì có vẻ “vẫn chạy”. Nhưng bên trong, doanh nghiệp đang trả phí bằng:

• thời gian,

• sai sót,

• mất uy tín,

• và cơ hội tăng trưởng.

2) “Sự thật” trong doanh nghiệp phải được lưu dưới dạng gì?

Không phải lưu kiểu ghi chú rời rạc.

“Sự thật” cần được lưu dưới dạng dữ liệu có cấu trúc + có lịch sử + có trạng thái:

• Khách hàng/đơn hàng/công việc có trạng thái rõ ràng

• Ai làm, làm lúc nào, làm gì → có log

• Tài liệu/ảnh/chứng từ → đính kèm vào đúng đối tượng

• Quy trình có bước, có trách nhiệm, có tiêu chuẩn dữ liệu ở mỗi bước

Khi đó, bạn không cần “đi hỏi” để biết sự thật.
Bạn chỉ cần “mở hệ thống” để xem.

Đồng nghiệp lạc mất nhau trong cách làm việc chồng chéo

3) Chi phí ẩn khi doanh nghiệp không có nơi lưu sự thật

Mất tiền vì làm lại

Sai thông tin, thiếu thông tin, hoặc hiểu nhầm → làm lại từ đầu.

Mất khách vì phản hồi chậm

Khi không có trạng thái chuẩn, đội ngũ tốn thời gian hỏi nhau thay vì trả lời khách.

Mất kiểm soát vì dữ liệu không khớp

Báo cáo không tin được → lãnh đạo quay lại quyết định bằng cảm giác.

Mất năng lực mở rộng

Hôm nay 10 khách/ngày còn chịu được.
Nhưng khi 50–100 khách/ngày, mọi thứ sẽ “vỡ”.

4) Platform24 giải quyết đúng phần lõi: tạo nơi lưu sự thật theo đúng cách bạn đang làm

Nhiều phần mềm cố ép doanh nghiệp vào một khuôn sẵn.
Platform24 chọn cách ngược lại: lấy thực tế vận hành của bạn làm gốc, rồi số hoá thành hệ thống.

Platform24 giúp bạn:

(1) Gom dữ liệu về một nguồn chuẩn

Khách hàng, lead, đơn hàng, công việc, kho bãi, tài liệu… đều nằm trong một hệ thống có cấu trúc.

(2) Chuẩn hoá trạng thái & quy trình theo “cách bạn làm”

Bạn đang làm theo bước nào thì hệ thống hoá theo bước đó:

• Ai chịu trách nhiệm

• Điều kiện để qua bước tiếp theo

• Dữ liệu bắt buộc phải có

(3) Tự động nhắc việc – giảm phụ thuộc trí nhớ

Không còn kiểu “quên mất”, “để mai”, “chờ chút”.

(4) Tạo báo cáo theo thời gian thực

Bạn nhìn được sự thật ngay lúc này: đang nghẽn ở đâu, ai đang quá tải, đơn nào trễ.

Làm việc theo nền tảng là giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp bạn

5) Bài test 5 phút: Doanh nghiệp bạn đang có “nơi lưu sự thật” chưa?

Hãy trả lời nhanh 5 câu:

1. Bạn có thể biết ngay đơn nào đang trễ mà không cần hỏi ai không?

2. Bạn có thể xem lại lịch sử xử lý (ai làm gì, khi nào) không?

3. Dữ liệu có bị “mỗi người một kiểu” không?

4. Nếu 1 nhân sự nghỉ, người mới có thể tiếp quản trong 1–2 ngày không?

5. Báo cáo tuần có khiến bạn tin để ra quyết định không?

Nếu bạn ngập ngừng ở 2 câu trở lên, doanh nghiệp đang thiếu “nơi lưu sự thật”.

Checklist vấn đề của doanh nghiệp bạn

Đừng để doanh nghiệp vận hành bằng… trí nhớ

Bạn không thể tăng trưởng bền vững nếu doanh nghiệp không có “sự thật” để dựa vào.
Và “sự thật” chỉ tồn tại khi dữ liệu + quy trình được số hoá đúng cách.

Platform24 sinh ra để giúp bạn làm việc đó:

Biến cách bạn đang vận hành thành hệ thống lưu trữ sự thật — rõ ràng, đo lường được, và mở rộng được.