Excel không sai — sai là vì Excel không sinh ra để chạy vận hành hằng ngày

Excel là một công cụ tuyệt vời.
Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng, Excel thường bị biến thành thứ mà nó không được thiết kế để làm: hệ thống vận hành.

Và đó là lúc rủi ro xuất hiện: file càng nhiều, dữ liệu càng lệch, quyết định càng mù mờ.

1) Excel làm tốt ở “bảng tính”, nhưng yếu ở “hệ thống”

Excel mạnh ở:

tính toán
tổng hợp
phân tích nhanh

Nhưng Excel yếu ở những thứ vận hành cần mỗi ngày:

Không có “một sự thật”

5 người sửa 5 file → không biết file nào đúng.

Không có phân quyền vận hành chuẩn

Ai cũng có thể sửa, xoá, hoặc “lỡ tay”.

Không có trạng thái công việc theo quy trình

Excel ghi “đang xử lý”, nhưng không biết ai đang xử lý, đến bước nào, kẹt ở đâu.

Không có lịch sử & trách nhiệm rõ

Sai số xảy ra, truy ngược rất khó.

Không có kết nối hệ thống

Website/CRM/Kho/Kế toán/CSKH… không tự đồng bộ. Cuối cùng vẫn nhập tay.

2) Dấu hiệu “Excel đã tới giới hạn” (cực dễ nhận ra)

Mỗi tuần phải họp để “chốt lại số đúng”
Trưởng nhóm phải nhắc liên tục vì mọi thứ phụ thuộc vào trí nhớ
File có tên kiểu final_v7_new_new_ok.xlsx
Khi có khách hỏi, phải mở 3 nơi mới trả lời được
Báo cáo chỉ ra được “kết quả”, không ra được “nguyên nhân”

Nếu bạn đang thấy 2–3 dấu hiệu trên, bạn không cần “Excel giỏi hơn”.
Bạn cần một platform vận hành.

3) Cách chuyển từ Excel sang platform mà không “đau”

Sai lầm phổ biến: bỏ Excel một phát, thay bằng phần mềm phức tạp → đội ngũ sốc, không dùng.

Cách đúng thường là “chuyển đổi theo dòng chảy”:

Bước 1: Chọn 1 luồng quan trọng nhất để số hoá trước

Ví dụ:

Lead → Tư vấn → Chốt → CSKH
Nhập kho → Xuất kho → Kiểm kê
Ticket hỗ trợ → Xử lý → Nghiệm thu

Bước 2: Chuẩn hoá dữ liệu tối thiểu

trường bắt buộc
quy ước nhập liệu
cách đặt mã

Bước 3: Đưa vào hệ thống + tạo trạng thái rõ ràng

Mỗi bản ghi phải có:

trạng thái
người phụ trách
deadline
lịch sử

Bước 4: Tự động hoá những thứ lặp lại

Nhắc việc, tạo task, cập nhật trạng thái, tổng hợp báo cáo.

4) Platform24 giúp bạn “bỏ Excel đúng chỗ”, không phải bỏ tất cả

Platform24 không coi Excel là kẻ thù. Platform24 coi Excel là:

nơi bạn bắt đầu,
nhưng không phải nơi bạn nên ở lại.

Platform24 giúp bạn:

(1) Chuyển dữ liệu Excel vào cấu trúc chuẩn

Import dữ liệu theo mẫu, chuẩn hoá field, giảm “mỗi người một kiểu”.

(2) Biến bảng tính thành quy trình có trạng thái

Không chỉ có “dòng dữ liệu”, mà có:

luồng xử lý
trách nhiệm
điều kiện chuyển bước

(3) Đồng bộ & kết nối hệ thống

Giảm nhập tay: web/CRM/CSKH/kho/kế toán… tiến tới cập nhật nhất quán.

(4) Có báo cáo thật — không phải “đến cuối tuần mới biết”

Theo thời gian thực: tồn kho, pipeline, công việc trễ, năng suất theo người/nhóm.

5) Bài test 3 câu: bạn có đang dùng Excel cho thứ nó không sinh ra để làm?

Bạn có đang dùng Excel để theo dõi trạng thái công việc hằng ngày không?
Bạn có thường xuyên “chốt số lại” vì dữ liệu không khớp không?
Khi có vấn đề, bạn có truy ra được ai làm sai ở bước nào không?

Nếu “có” từ 2 câu trở lên, đã tới lúc cần platform.

Excel không hỏng — chỉ là bạn đã lớn hơn Excel

Khi doanh nghiệp tăng trưởng, bạn cần một hệ thống:

lưu sự thật
chạy theo quy trình
có trách nhiệm, lịch sử, và đo lường

Platform24 giúp bạn chuyển đổi êm:

số hoá luồng quan trọng trước, chuẩn hoá dữ liệu, rồi tự động hoá và mở rộng dần.